Assistant(e) Direction Techniques et Projets (H/F)
Première foncière privée en France, dotée d’un patrimoine en pleine croissance de 3,2 milliards d’euros d’actifs, Proudreed détient, gère et développe sur le long terme un patrimoine exclusivement tertiaire a destination de plus d’un millier de clients pour plus de 720 bâtiments répartis sur toute la France.
Sous la responsabilité du Directeur Technique et/ou du Directeur Technique Adjoint, les missions sont à la fois fonctionnelles et opérationnelles.
Missions
1. Missions fonctionnelles du département DT
- Assurer le secrétariat du service : volet administratif (gestion des documents, agendas, plannings, appels, …) et organisationnel (organisation de réunions, réservations, déplacements, etc.)
- Veiller à la mise à jour des documents internes de la Direction Technique
- Centralisation des contrats pour mise à la signature (vérification de la complétude des documents)
- Piloter le traitement et la mise en forme des courriers entrants/sortants, en assurer le suivi
- Assurer la mise à jour des présentations types du département (présentation nouveaux arrivants, organigramme, etc), notes, dossiers et supports nécessaires aux prises de décisions ou présentations.
- Organiser les réunions (internes / externes) : convocations, ordres du jour, logistique, comptes rendus.
- Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances
- Veiller à la confidentialité et à la fiabilité des informations traitées
2. Missions opérationnelles pour le pôle Gestion de Projets :
- Assister les Responsables de Projets dans les consultations d’entreprise (phase Appel d’Offres)
- Suivre des tableaux de bords dédiés aux projets (suivi des autorisations administratives, etc.)
- Veiller à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, relancer si nécessaire en suivant les échéances
- Suivre les correspondances (courriers entrants, délais de réponses, etc.)
- Classement et organisation de l’archivage – S’assurer pour son propre usage et auprès des Responsables de Projets de al bonne utilisation de la GED
- Suivre les Dossiers Administratifs des Fournisseurs (DAF)
- Organisation des demandes de règlements urgents et relances comptables
- Préparation du calendrier annuel de rencontres des fournisseurs les plus importants sous forme de comité de pilotage
- Contribuer à l’élaboration en lien avec les Responsables de Projet de l’ensemble des contrats de prestations de service et de construction, et d’une manière générale tout acte administratif de suivi : contrats de prestations, devis, factures, ordre de paiements, assistance du service comptabilité/finance des arrêtés comptables,
- Veiller la mise à jour des pièces contractuelles type du Pôle Gestion de Projet
Profil
- 5 ans d’expérience sur un poste équivalent
- Bon niveau informatique (maîtrise du pack Office)
- Pratique de logiciels de gestion type PREMIANCE, AnaPlan, Power BI ou équivalent
Formation
De formation de niveau Bac+2/3 en immobilier / bâtiment (éventuellement complétée par une formation dans le domaine de la gestion technique immobilière)
Qualités personnelles importantes
- Esprit d’initiative
- Bon(ne) communicant(e)
- Autonomie et implication
- Rigueur
- Méthode et adaptabilité
- Capacité à prendre du recul, à se remettre en question
Signataire de la charte de la diversité, l’entreprise s’engage pour la lutte contre les discriminations. En tant qu’employeur de l’égalité des chances et de l’ouverture sociale, nous favorisons la diversité des profils et étudions les candidatures selon des critères objectifs.
Nous invitons les candidat(e)s à nous adresser des CV sur lesquels ne figurent que les infirmations permettant d’apprécier leurs aptitudes professionnelles et leur capacité à occuper l’emploi proposé.
Nos autres offres disponibles
Notre répartition géographique à travers le territoire français ainsi que la diversité de nos métiers vous offrent un panel de possibilité pour débuter ou poursuivre votre carrière.
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